مع نهاية شهر سبتمبر من العام 2022 ستكون بلدية الكويت بلا ورق تماماً، وجميع معاملاتها ستصبح إلكترونية 100 في المئة، وأرشيفها ومخططاتها ستحفظ في نظام يوفر لها السرية والحماية الكاملة، حيث وقعت البلدية في العام 2014 أولى عقودها لتطوير نظام الأرشيف الخاص بها، وتبعته بعقد ثانٍ في العام 2020، بتكلفة إجمالية تبلغ 6 ملايين و481 ألف دينار للعقدين، إذ حرص مدير عام البلدية المهندس أحمد المنفوحي على تطوير الأرشيف، وميكنة المعاملات كافة، ضمن خطة عمل توفر للمراجع أياً كان من (أفراد أو شركات) إنجاز أموره إلكترونياً من دون الحاجة لمراجعة البلدية.
إدارة مركز نظم المعلومات في بلدية الكويت، كشفت في ردها على أسئلة عضو المجلس البلدي الدكتور حسن كمال، ضمن تقرير مفصل حصلت «الراي» على نسخة منه، عن تفاصيل تلك العقود والمراحل والخطوات التي قامت بها لتنفيذ مشروع الأرشفة الإلكترونية للوثائق والمخططات، إذ بيّنت الإدارة أن البلدية قامت بطرح مشروع الأرشيف الإلكتروني والتعاقد في نهاية العام 2014، والذي كان من أهم أهدافه توفير أحدث النظم (إدارة المحتوى الإلكتروني) سعياً للمساعدة في توفير المعلومات، واتخاذ القرار بسرعة وبدقة، موضحة أن البداية كانت من خلال إيجاد نظام يقوم بتحويل الأوراق إلى ملفات إلكترونية، ويدير كافة أنواع الملفات التي تتعامل معها البلدية بطريقة توفر السرية، والحماية للملفات، وتحديداً للأشخاص المخول لهم الاطلاع عليها.
وأكدت أن «البلدية استطاعت إنجاز ما هو مطلوب، وتوفير مكان واحد مرکزي لحفظ كافة الملفات الإلكترونية الخاصة بالبلدية على مختلف أنواعها وأحجامها»، لافتة إلى أن «نظام الأرشفة شمل برامج عدة مكنت خطوات سير العمل من توفير خدمات إلكترونية حالت دون حاجة المراجع للحضور إلى البلدية من خلال إرفاق كافة المستندات إلكترونياً لإنهاء حفظ الأوراق بالأرشيف».
وأوضحت الإدارة أن «هناك فرقاً بين تحديث نظام الحفظ، واستخدام النظام في تحويل جميع الأوراق والملفات من الصورة الورقية إلى الإلكترونية باستخدام النظام ضمن سنة واحدة، لاسيما أن البلدية تعتبر من أقدم الجهات في الكويت، وكمية الملفات والمخططات والأوراق كبيرة جداً لا يمكن الانتهاء منها في سنة واحدة»، مضيفة أن «البلدية وضعت خطة للانتهاء من أرشفة الملفات وتحويلها إلى إلكترونية، وكذلك ميكنة جميع المعاملات على مراحل، إذ تم الانتهاء من المرحلة الأولى بنجاح، والتي شملت الانتهاء من جميع ملفات البناء بما واجهها من صعوبات سواء المتعلقة بقدم الملفات، وكبر حجم المخططات التي كانت تزيد على مئات الأمتار، و كذلك توفير العديد من الخدمات الإلكترونية، كما تم توقيع المرحلة الثانية وجارٍ تنفيذها مع الأخذ بالاعتبار طول الإجراءات لأخذ الموافقات اللازمة وطرح المناقصات والحصول على الميزانيات اللازمة».
وأشارت إلى أن العقد الأول تم توقيعه في 1 سبتمبر 2014، وتمت المباشرة الفعلية في 1 نوفمبر 2014، لمدة أربع سنوات انتهت في 30 أبريل 2018، بقيمة مليونين و988 ألف دينار، وأوامر تغييرية بالزيادة بلغت 420 ألف دينار، مبينة أن مخرجات عقد المشروع شملت توفير أجهزة، وبرمجيات، وحاسبات رئيسية، وأجهزة تخزين، وميكنة معاملات، وتوفير نظام مراسلات، أما مخرجات الأرشفة الإلكترونية كانت ( أرشفة 40 مليون صفحة، وأرشفة 500 ألف مخطط لكل من الإدارة القانونية، وإدارة السجل العام، وإدارة شؤون الموظفين، وملفات البناء في محافظات العاصمة وحولي و الأحمدي ومبارك الكبير).
وبيّنت أن «مخرجات الأمر التغييري شملت أرشفة 10 ملايين صفحة، وأرشفة مليون مخطط، كما تم به استكمال أرشيف البناء في المحافظات سالفة الذكر، وأرشفة ملفات البناء في كل من محافظتي الجهراء و الفروانية».
وأضافت أن «البلدية قامت بتوقيع عقد المناقصة الثاني في 19 فبراير عام 2020، وتمت المباشرة الفعلية 30 مارس 2020، لمدة سنتين تنتهي في 29 سبتمبر 2022، بقيمة 3 ملايين و493 ألف دينار، وأوامر تغييرية بالنقصان بلغت 62.500 دينار، وشمل العقد على توفير أجهزة وحسابات مركزية، وأجهزة تخزين وميكنة معاملات، أما مخرجات المشروع فيما يخص الأرشفة الإلكترونية ستكون عبارة عن أرشفة 20 مليون صفحة، و200 ألف مخطط، كما سيتم من خلالها أرشفة ما تبقى من إدارات البلدية، وذلك حسب أولويات العمل».
